صورتحسابهای اصلاحی، ابطالی و نحوه مدیریت خطاهای بعد از ارسال
(جامعترین آموزش کاربردی برای حسابدارها — ویژه سامانه مؤدیان)
در سامانه مؤدیان، بعد از ارسال صورتحساب، همیشه احتمال وجود اشتباه هست؛ از اشتباه در مبلغ و نرخ VAT گرفته تا خطا در اطلاعات طرف معامله.
این مقاله دقیقاً برای حل همین مشکلات طراحی شده است.
🔵 بخش ۱: انواع صورتحسابهای بعد از ارسال
در سامانه مؤدیان، سه نوع سند برای اصلاح اشتباهات وجود دارد:
۱) صورتحساب اصلاحی (Credit / Debit Note)
برای زمانی استفاده میشود که بخشی از اطلاعات فاکتور اشتباه بوده و نیاز است اصلاح شود.
موارد استفاده:
- اشتباه در مبلغ اقلام
- اشتباه در نرخ VAT
- اضافه یا حذف شدن یک قلم کالا
- تخفیف ثبت نشده
- اصلاح اطلاعات غیرهویتی (آدرس، نوع کالا، شرح)
نکته مهم:
🔹 امکان تغییر «شناسه یکتای اصلی» وجود ندارد → سند اصلاحی وابسته به فاکتور اصلی است.
۲) صورتحساب ابطالی (Void Invoice)
برای زمانی که اصل فاکتور باطل است و نباید وجود داشته باشد.
موارد استفاده:
- صدور اشتباهی فاکتور برای مشتری اشتباه
- صدور دو باره یک فاکتور
- اشتباه کامل در معامله
- برگشت کامل کالا
- انصراف کامل مشتری
نکته مهم:
- فاکتور ابطالی باید دقیقاً به همان مبلغ فاکتور اصلی باشد.
- در سامانه با وضعیت “ابطال شده“ ثبت میشود.
۳) صورتحساب جایگزین
برای زمانی که فاکتور اشتباه است ولی ابطال کامل امکانپذیر نیست.
موارد استفاده:
- اشتباه در اطلاعات هویتی:
(شناسه ملی، کدپستی، نوع شخصیت) - اشتباه در ماهیت معامله (مثلاً صادرات اشتباهاً داخلی ثبت شده)
نکته:
پس از صدور سند جایگزین، فاکتور اصلی باطل تلقی میشود.
🔵 بخش ۲: چه چیزهایی قابل اصلاح نیست؟
موارد زیر با صورتحساب اصلاحی قابل تغییر نیست:
❌ تغییر طرف معامله (خریدار/فروشنده)
❌ تغییر تاریخ فاکتور
❌ تغییر شناسه یکتا
❌ تغییر نوع صورتحساب (سناریو)
❌ تغییر وضعیت امضای دیجیتال
❌ تغییر نوع معامله (داخلی → صادرات و…)
راهحل این موارد:
- صدور سند ابطالی
- سپس صدور سند جدید صحیح
🔵 بخش ۳: مراحل صدور صورتحساب اصلاحی (گامبهگام)
مرحله ۱: ورود به بخش گزارش صورتحسابها
- وارد سامانه مؤدیان → منوی «گزارش صورتحسابها»
- فاکتور مورد نظر را انتخاب کن
- گزینه «ایجاد سند اصلاحی» را بزن
مرحله ۲: انتخاب نوع اصلاح
- اصلاح افزایش مبلغ → Debit Note
- اصلاح کاهش مبلغ → Credit Note
- اصلاح اقلام → تغییر ردیفها
- اصلاح VAT → نرخ جدید
مرحله ۳: درج توضیحات
توضیحات باید دقیق باشد:
- علت اصلاح
- استناد قانونی (در صورت نیاز)
- پیشنهاد: «بر اساس درخواست مشتری / اشتباه در ثبت»
مرحله ۴: ثبت و امضای دیجیتال
- سند اصلاحی نیاز به امضای دیجیتال دارد
- سامانه بلافاصله شناسه جدید صادر میکند
🔵 بخش ۴: مراحل صدور صورتحساب ابطالی
شرایط ابطال:
- فقط تا قبل از رسیدگی و قطعی شدن امکانپذیر است.
- اگر مشتری تأیید نکرده، ابطال راحتتر انجام میشود.
مراحل:
- انتخاب فاکتور
- انتخاب «ایجاد صورتحساب ابطالی»
- توضیح دلیل ابطال
- امضا
- ارسال
نکته مهم:
❗ اگر مشتری فاکتور را تأیید کرده باشد، ابطال نیازمند تأیید مشتری است.
🔵 بخش ۵: روش استاندارد حسابدارها برای مقابله با اشتباهات بعد از ارسال
قدم به قدم:
- بازیابی فاکتور اصلی
- تحلیل خطا:
- هویتی؟ → ابطالی
- مالی؟ → اصلاحی
- ماهیت معامله؟ → جایگزین
- بررسی اثرات در VAT، دفاتر، گزارشات فصلی
- مستندسازی توضیحات اصلاح
- صدور سند اصلاحی/ابطالی
- ارسال مستندات برای مشتری (PDF)
- بررسی وضعیت پذیرش در سامانه
🔵 بخش ۶: خطاهای رایج هنگام صدور سند اصلاحی
🔵 بخش ۷: مثالهای واقعی (Case Study) حرفهای
مثال ۱ — اشتباه در نرخ مالیات
فاکتوری با نرخ VAT اشتباه (۹٪ به جای ۱۰٪)
🔹 راهحل:
سند اصلاحی افزایش مبلغ VAT
مثال ۲ — اشتباه در طرف معامله
فاکتور برای مشتری اشتباه ثبت شده.
🔹 راهحل:
ابطالی + صدور فاکتور جدید
مثال ۳ — تغییر تعداد اقلام
در فاکتور اصلی ۱۰ عدد کالا ثبت شده اما تحویل واقعی ۸ عدد بوده
🔹 راهحل:
سند اصلاحی کاهش مبلغ
مثال ۴ — ثبت دوباره فاکتور
۲ بار یک فاکتور ارسال شده
🔹 راهحل:
ابطالی فاکتور اضافه
🔵 بخش ۸: چکلیست حرفهای برای جلوگیری از خطا
قبل از ارسال فاکتور این ۱۰ مورد را کنترل کن:
- شناسه کالا/خدمت صحیح
- نرخ VAT ۱۴۰۴ = ۱۰٪
- نوع شخصیت طرف معامله
- کدپستی منطبق با آدرس
- تاریخ صحیح
- عدم استفاده از شناسه تکراری
- مطابقت جمع مبالغ
- امضای دیجیتال معتبر
- انتخاب صحیح سناریو
- بررسی وضعیت شبکه قبل از ارسال
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.