نحوه پیگیری و رفع برگشت صورتحسابها در سامانه مؤدیان
)آموزش کاملاً کاربردی، مرحلهبهمرحله، ویژه حسابدارها(
در سامانه مؤدیان، هر صورتحساب پس از ارسال، یا پذیرفته میشود یا برگشت داده میشود.
برگشت خوردن صورتحساب، یکی از چالشهای دائمی حسابدارهاست و اگر بهموقع رفع نشود، میتواند باعث:
- مغایرت گزارشات فصلی
- افزایش مالیات بر ارزش افزوده
- عدم پذیرش هزینهها
- اختلاف با مشتری/فروشنده
- ایجاد ریسک در رسیدگی
شود.این مقاله کاملترین روش رفع برگشت فاکتورها را آموزش میدهد.
🔵 بخش ۱ — وضعیتهای مختلف صورتحساب بعد از ارسال
پس از ارسال فاکتور، سامانه یکی از وضعیتهای زیر را نمایش میدهد:
🔵 بخش ۲ — مسیر مشاهده صورتحسابهای برگشتی
برای دیدن فاکتورهای برگشتی:
سامانه مؤدیان → گزارش صورتحسابها → فهرست صورتحسابهای برگشتی
در این بخش، مقابل هر فاکتور، جزئیات کامل برگشت درج شده است:
- کد خطا
- متن خطا
- زمان برگشت
- نوع سند مورد نیاز برای رفع مشکل
- وضعیت پذیرش قبلی
🔵 بخش ۳ — انواع برگشت و روش رفع هر کدام
۱) برگشت فنی (Technical Reject)
این خطا ناشی از مشکلات سیستمی یا عدم انطباق فنی با استانداردهای سامانه است.
رایجترین علل:
- شناسه یکتا تکراری
- فرمت اشتباه تاریخ
- عدم امضای دیجیتال
- عدم تطبیق جمع مبلغها
- ارسال ناقص اقلام
روش رفع:
- اصلاح اطلاعات → ارسال مجدد
- اگر اصلاحپذیر نیست → صدور ابطالی و صدور فاکتور جدید
۲) برگشت محتوایی (Content Reject)
اشتباه در اطلاعات معامله یا طرفین.
علل:
- اشتباه در شناسه ملی
- کدپستی اشتباه
- انتخاب سناریوی نادرست
- استفاده از شناسه کالا غیرفعال
روش رفع:
- اگر اطلاعات قابل اصلاح است → سند اصلاحی
- اگر اطلاعات هویتی کامل اشتباه است → ابطالی + صدور صحیح
۳)رد توسط خریدار
خریدار فاکتور را رد کرده و یکی از علل زیر را نوشته:
- مبلغ اشتباه
- اقلام نادرست
- خرید واقعی انجام نشده
- اطلاعات هویتی غلط
روش رفع:
بسته به علت رد:
- اصلاح صوتحساب → اصلاحی
- ابطال → اگر معامله اساساً انجام نشده
- تعامل مستقیم با خریدار برای رفع مغایرت
🔵 بخش ۴ — روش استاندارد «هفتمرحلهای» رفع برگشت فاکتور
این روش حرفهای توسط حسابدارهای خبره استفاده میشود.
مرحله ۱) دریافت گزارش کامل خطا
کد خطا + پیام خطا + نوع برگشت
مرحله ۲) تحلیل اینکه خطا از نوع زیر است:
- فنی
- محتوایی
- مالیاتی
- هویتی
- ساختاری
- رد توسط خریدار
مرحله ۳) بررسی اثرات در VAT و دفاتر
قبل از اصلاح → حتماً بررسی کن چه تاثیری دارد.
مرحله ۴) انتخاب نوع سند اصلاحی
- اصلاحی افزایش
- اصلاحی کاهش
- ابطالی
- جایگزین
مرحله ۵) صدور سند مناسب
مرحله ۶) ارسال و دریافت شناسه جدید
مرحله ۷) کنترل نهایی وضعیت در سامانه
🔵 بخش ۵ — راهنمای رفع خطای پرتکرار برگشتی
🔵 بخش ۶ — نمونههای واقعی رفع برگشت (Case Study)
مثال ۱ — اشتباه در کدپستی خریدار
🔸 نوع برگشت: محتوایی
🔸 روش رفع: ابطالی → صدور جدید
مثال 2 — مبلغ VAT اشتباه
🔸 نوع برگشت: مالیاتی
🔸 روش رفع: صورتحساب اصلاحی افزایش/کاهش
مثال ۳ — رد توسط خریدار
🔸 علت رد: «اقلام اشتباه»
🔸 روش رفع: سند اصلاحی اقلام
🔵 بخش ۷ — چکلیست طلایی جلوگیری از برگشت فاکتور
پیش از ارسال فاکتور، این ۱۲ مورد را چک کن:
- شناسه کالا صحیح
- VAT ۱۴۰۴ = ۱۰٪
- جمع مبلغها صحیح
- کدپستی معتبر
- شناسه ملی خریدار منطبق
- انتخاب سناریوی درست
- امضای دیجیتال معتبر
- عدم استفاده از شناسه تکراری
- تاریخ صحیح
- کنترل نام مشتری
- کنترل اقلام
- اتصال پایدار شبکه
این چکلیست، نرخ برگشت را تا ۹۵٪ کاهش میدهد.
🔵 بخش ۸ — نتیجهگیری
رفع برگشت صورتحساب یکی از مهمترین وظایف حسابدارهاست.
اگر فنون این فصل را رعایت کنید:
- برگشتها تقریباً صفر میشود
- رسیدگی مالیاتی آسانتر میشود
- سامانه مؤدیان برای شما دردسر نخواهد داشت
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.