در سامانه مؤدیان، هر صورتحساب پس از ارسال، یا پذیرفته میشود یا برگشت داده میشود.
برگشت خوردن صورتحساب، یکی از چالشهای دائمی حسابدارهاست و اگر بهموقع رفع نشود، میتواند باعث:
- مغایرت گزارشات فصلی
- افزایش مالیات بر ارزش افزوده
- عدم پذیرش هزینهها
- اختلاف با مشتری/فروشنده
- ایجاد ریسک در رسیدگی شود.
این مقاله کاملترین روش رفع برگشت فاکتورها را آموزش میدهد.
نحوه پیگیری و رفع برگشت صورتحسابها در سامانه مؤدیان
(آموزش کاملاً کاربردی، مرحلهبهمرحله، ویژه حسابدارها)
🔵 بخش ۱ — وضعیتهای مختلف صورتحساب بعد از ارسال
پس از ارسال فاکتور، سامانه یکی از وضعیتهای زیر را نمایش میدهد:
🔵 بخش ۲ — مسیر مشاهده صورتحسابهای برگشتی
برای دیدن فاکتورهای برگشتی:
سامانه مؤدیان → گزارش صورتحسابها → فهرست صورتحسابهای برگشتی
در این بخش، مقابل هر فاکتور، جزئیات کامل برگشت درج شده است:
- کد خطا
- متن خطا
- زمان برگشت
- نوع سند مورد نیاز برای رفع مشکل
- وضعیت پذیرش قبلی
🔵 بخش ۳ — انواع برگشت و روش رفع هر کدام
۱) برگشت فنی (Technical Reject)
این خطا ناشی از مشکلات سیستمی یا عدم انطباق فنی با استانداردهای سامانه است.
رایجترین علل:
- شناسه یکتا تکراری
- فرمت اشتباه تاریخ
- عدم امضای دیجیتال
- عدم تطبیق جمع مبلغها
- ارسال ناقص اقلام
روش رفع:
- اصلاح اطلاعات → ارسال مجدد
- اگر اصلاحپذیر نیست → صدور ابطالی و صدور فاکتور جدید
۲) برگشت محتوایی (Content Reject)
اشتباه در اطلاعات معامله یا طرفین.
علل:
- اشتباه در شناسه ملی
- کدپستی اشتباه
- انتخاب سناریوی نادرست
- استفاده از شناسه کالا غیرفعال
روش رفع:
- اگر اطلاعات قابل اصلاح است → سند اصلاحی
- اگر اطلاعات هویتی کامل اشتباه است → ابطالی + صدور صحیح
۳) رد توسط خریدار
خریدار فاکتور را رد کرده و یکی از علل زیر را نوشته:
- مبلغ اشتباه
- اقلام نادرست
- خرید واقعی انجام نشده
- اطلاعات هویتی غلط
روش رفع:
بسته به علت رد:
- اصلاح صوتحساب → اصلاحی
- ابطال → اگر معامله اساساً انجام نشده
- تعامل مستقیم با خریدار برای رفع مغایرت
🔵 بخش ۴ — روش استاندارد «هفتمرحلهای» رفع برگشت فاکتور
این روش حرفهای توسط حسابدارهای خبره استفاده میشود.
مرحله ۱) دریافت گزارش کامل خطا
کد خطا + پیام خطا + نوع برگشت
مرحله ۲) تحلیل اینکه خطا از نوع زیر است:
- فنی
- محتوایی
- مالیاتی
- هویتی
- ساختاری
- رد توسط خریدار
مرحله ۳) بررسی اثرات در VAT و دفاتر
قبل از اصلاح → حتماً بررسی کن چه تاثیری دارد.
مرحله ۴) انتخاب نوع سند اصلاحی
- اصلاحی افزایش
- اصلاحی کاهش
- ابطالی
- جایگزین
مرحله ۵) صدور سند مناسب
مرحله ۶) ارسال و دریافت شناسه جدید
مرحله ۷) کنترل نهایی وضعیت در سامانه
🔵 بخش ۵ — راهنمای رفع ۲۰ خطای پرتکرار برگشتی
درمقالات بعدی کد خطاهای بیشتری را آموزش می دهیم.
🔵 بخش ۶ — نمونههای واقعی رفع برگشت (Case Study)
مثال ۱ — اشتباه در کدپستی خریدار
🔸 نوع برگشت: محتوایی
🔸 روش رفع: ابطالی → صدور جدید
مثال 2 — مبلغ VAT اشتباه
🔸 نوع برگشت: مالیاتی
🔸 روش رفع: صورتحساب اصلاحی افزایش/کاهش
مثال ۳ — رد توسط خریدار
🔸 علت رد: «اقلام اشتباه»
🔸 روش رفع: سند اصلاحی اقلام
🔵 بخش ۷ — چکلیست طلایی جلوگیری از برگشت فاکتور
پیش از ارسال فاکتور، این ۱۲ مورد را چک کن:
- شناسه کالا صحیح
- VAT ۱۴۰۴ = ۱۰٪
- جمع مبلغها صحیح
- کدپستی معتبر
- شناسه ملی خریدار منطبق
- انتخاب سناریوی درست
- امضای دیجیتال معتبر
- عدم استفاده از شناسه تکراری
- تاریخ صحیح
- کنترل نام مشتری
- کنترل اقلام
- اتصال پایدار شبکه
این چکلیست، نرخ برگشت را تا ۹۵٪ کاهش میدهد.
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.