طبق قوانین موجود، شرکتها و افراد حقیقی فعال در حوزه کسب وکار موظف‌اند هر سال دفاتر قانونی خود را مهر و موم کرده(پلمب) و به سازمان امور مالیاتی ارائه نمایند. این دفاتر شامل دو مورد اساسی یعنی دفتر روزنامه و دفتر کل هستند. مهر و موم دفاتر به معنای تأیید رسمی و قانونی اسناد حسابداری است که در آن‌ها تمامی تراکنش‌های مالی به ثبت و نگهداری می‌رسند. امسال نیز همانند سال‌های پیش، کسب‌وکارها باید به‌طور دقیق به این مقررات پایبند باشند و در زمان مقرر اقدام به مهر و موم دفاتر قانونی سال ۱۴۰4 خود کنند تا از تبعات مالی و حقوقی ناخواسته در امان بمانند.
در ادامه این مقاله حسابدارشو به 5 سوال پرتکرار زیر نیز پاسخ می دهد
- پلمب دفاتر قانونی چه مراحلی دارد و چگونه می‌توان این کار را انجام داد؟
- چه مدارکی برای پلمب دفاتر قانونی لازم است و آیا هزینه‌ای برای این فرآیند وجود دارد؟
- چه زمانی باید دفاتر قانونی را به اداره مالیات ارائه داد و آیا این فرآیند زمان‌بندی خاصی دارد؟
- در صورت عدم ارائه دفاتر قانونی به اداره مالیات، چه عواقبی ممکن است برای کسب و کار به وجود آید؟
- آیا امکان اصلاح یا تغییر در دفاتر قانونی پس از پلمب وجود دارد و چگونه می‌توان این کار را انجام داد؟
پلمپ دفاتر قانونی چیست؟
پلمب دفاتر قانونی به معنای مهر و موم کردن دفاتر ثبت و حسابداری یک شرکت یا کسب‌وکار است که به منظور حفظ اعتبار و جلوگیری از تغییر یا جعل اطلاعات انجام می‌شود. این فرآیند معمولاً تحت نظارت سازمان اداره مالیات انجام می‌گیرد.
دفاتر قانونی شامل دفاتر حسابداری، دفاتر روزنامه، دفاتر کل و سایر مدارک مالی است که باید به صورت منظم و دقیق نگهداری شوند. پلمب این دفاتر به این معناست که هر گونه تغییر یا اصلاح در اطلاعات ثبت شده در آن‌ها نیاز به مجوز دارد و به همین دلیل باعث می‌شود که اطلاعات مالی شفاف و قابل اعتماد باقی بمانند.
تهیه و پلمپ دفاتر قانونی یکی از الزامات حقوقی محسوب می‌شود و عدم رعایت آن می‌تواند منجر به جریمه‌های مالیاتی گردد. حتی شرکت‌هایی که به فعالیتی نمی‌پردازند، موظف به تهیه این دفاتر هستند و برای اعلام عدم فعالیت خود، باید دفاتر خالی را به اداره مالیات ارائه دهند.
نکته قابل توجه
علاوه بر این، این دفاتر باید پس از پایان سال مالی، به مدت ۱۰ سال نگهداری شوند تا در صورت نیاز به بررسی و حسابرسی، در دسترس قرار گیرند.
مهلت پلمپ دفاتر قانونی ۱۴۰۳
با توجه به اینکه تمام مشمولین باید نهایتا تا پایان سال برای ثبت پلمپ دفاتر قانونی سال بعد خود اقدام کنند؛ آخرین مهلت برای پلمپ دفاتر قانونی مربوط به سال مالی ۱۴۰4، تا پایان اسفندماه سال ۱۴۰3 (۲۹/ ۱۲/ ۱۴۰3) بوده است. فرآیند پلمپ دفاتر از تاریخ ۱۵ آذرماه آغاز می‌شود و از آن زمان، با داشتن امضای الکترونیکی امکان ثبت درخواست وجود دارد.
نکته مهم
لازم به ذکر است که برای شرکت‌های تازه تأسیس، امکان سفارش دفاتر قانونی تا 60 روز پس از تاریخ تاسیس شرکت فراهم است. بنابراین، شرکتها باید در این بازه‌های زمانی مشخص، نسبت به پلمپ دفاتر خود اقدام کنند تا از پیامدهای احتمالی جلوگیری شود.
مراحل پلمپ دفاتر قانونی ۱۴۰4
مراحل پلمپ دفاتر قانونی ۱۴۰4 به شرح زیر است:
- تکمیل فرم اظهارنامه برای پلمپ دفاتر قانونی
- ارسال مدارک مربوط به پلمپ دفاتر به اداره ثبت شرکتها
- پرداخت هزینه‌های مربوط به پلمپ دفاتر قانونی
مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر
مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر اشخاص حقیقی و حقوقی به شرح زیر است:
اشخاص حقیقی
- کپی کارت ملی
- کپی پروانه کسب و مجوز فعالیت
- مجوز فعالیت کسبی
- وکالت‌نامه وکیل شرکت
- اصل اظهارنامه پلمپ(با مهر و امضا)
اشخاص حقوقی
- کپی کارت ملی مدیر عامل
- وکالت‌نامه وکیل مسئول
- اصل اظهارنامه پلمپ با امضا
- پی روزنامه تاسیس شرکت
- کپی روزنامه حاوی تغییرات
- معرفی‌نامه برای اشخاص دولتی
حذف دفاتر پلمپ فیزیکی (مهرماه ۱۴۰۳)
بر اساس بند ج ماده ۴ قانون برنامه هفتم، اولین بار در مهرماه سال ۱۴۰۳، دفاتر پلمپ فیزیکی برای اشخاص حقیقی و حقوقی حذف و فرآیند الکترونیکی جایگزین آن شده است. این تغییرات به طور کامل در سامانه جامع ثبت شرکتها پیاده‌سازی شده است. هدف از این تغییرات، علاوه بر کاهش هزینه‌های فعالان اقتصادی و حفظ سلامت محیط زیست، تسهیل و تسریع در فرآیندهای کاری فعالان اقتصادی و رفع مشکلات موجود است.
سازمان امور مالیاتی نیز متعهد است که گزارش‌ها و دسترسی‌های لازم را به مراجع مربوطه ارائه دهد. اطلاعات مالی مورد نیاز به صورت مکانیزه در سامانه جامع ثبت شرکتها ثبت می‌شود و این اطلاعات به عنوان جایگزین دفاتر پلمپ در نظر گرفته می‌شود.
جریمه عدم اقدام به پلمب دفاتر در مهلت مشخص
اگر در مهلت پلمپ دفاتر، برای انجام این تکلیف مالیاتی اقدام نکنید، با مشکلاتی مواجه می‌شوید که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:
۱. جریمه مالیاتی (معادل ۲۰% مالیات).
۲. عدم امکان ارائه اظهارنامه مالیاتی.
۳. محروم شدن از معافیت‌های مالیاتی.
۴. عدم امکان دریافت کارت بازرگانی.
دلایل رد پلمپ دفاتر
به چندین دلیل دفاتر پلمپ امکان رد از منظر اداره ثبت شرکتها را دارد که ما در متن زیر آن ها را لیست کرده ایم تا راهنمای شما باشیم و از اشتباهات در زمان پرکردن دفاترتان جلوگیری کنیم. با دقت به هر مورد توجه کنید و از دوباره کاری های ثبتی بکاهید.
- اگر از دفاتر پلمپ سال های قبل استفاده کنید صد در صد دفاترتان رد می شود
- در صورت وارد کردن اطلاعات غیرواقعی و اشتباه بدون سند در دفاتر رد می شوید.
- در صورتی که فعالیت شعبات شرکت را درج نکنید رد می شوید.
- نباید برگه های سفید زیادی را در دفاتر به جا بزارید زیرا این کار امکان سواستفاده را زیاد می کند.
- کم وارد کردن اطلاعات فعالیتی شرکت
- دفاتر پلم دارای تاریخ است و در صورت نبود هر برگ دفاتر رد می شوند.
- دلایلی مانند تراشیدن و یا غلط گیری و محوکردن اطلاعات دلیلی محکم بر رد دفاتر پلمپ است.
اشتباهات رایج در پلمب دفاتر قانونی
در مراحل درخواست، اخذ، پلمب و نوشتن دفاتر قانونی (مانند دفتر روزنامه و دفتر کل)، اشتباهات مختلفی ممکن است به وقوع بپیوندد که می‌توانند عواقب جدی به همراه داشته باشند. در ادامه به هفت اشتباه خطرناک اشاره می‌کنم:
- عدم ثبت به موقع اطلاعات: تاخیر در ثبت تراکنش‌ها و فعالیت‌ها می‌تواند منجر به فراموشی اطلاعات و ضعف در گزارش‌دهی مالی شود.
- عدم پلمب دفاتر در زمان مقرر: اگر دفاتر قانونی در زمان مناسب پلمب نشوند، ممکن است مشکلات حقوقی یا مالی برای شرکت ایجاد شود و اطلاعات مالی غیرقابل اعتماد به نظر برسد.
- عدم رعایت قوانین و الزامات قانونی: نادیده گرفتن مقررات و الزامات مربوط به دفاتر قانونی می‌تواند منجر به جریمه‌های مالی و دیگر عواقب قانونی شود.
- استفاده از دفاتر غیرمجاز یا نامناسب: استفاده از دفاتر حسابداری غیرمجاز یا نامناسب می‌تواند به عدم تطابق با قوانین مالیاتی منجر شود.
- عدم دقت در نوشتن اطلاعات**: خطاهای نوشتاری یا محاسباتی می‌توانند به اشتباه در تحلیل مالی و گزارش‌دهی مالی منجر شوند.
- عدم نگهداری مستندات پشتیبان: عدم نگهداری مستندات و فاکتورهای مرتبط با تراکنش‌ها می‌تواند در صورت نیاز به بررسی‌های مالی، مشکلاتی ایجاد کند.
- نادیده گرفتن مشاوره‌های مالی: عدم مشاوره با حسابداران یا مشاوران مالی می‌تواند منجر به عدم آگاهی از تغییرات قوانین مالیاتی و الزامات مربوط به دفاتر قانونی شود.
پیشگیری از این اشتباهات می‌تواند به حفظ اعتبار و سلامت مالی کسب‌وکار کمک کند. اگر سوال خاصی دارید یا نیاز به اطلاعات بیشتری دارید، خوشحال می‌شویم کمک کنیم!
راهنمای کار با سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی
ورود به سامانه
کاربران جهت دریافت نام کاربری و رمز عبور ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، ابتدا باید به درگاه ملی خدمات الکترونیکی https://my.tax.gov.ir وارد شوند. سپس در صفحه نخست این درگاه، گزینه ” ورود به سامانه دفاتر تجاری” را بزنند.
جهت اطلاعات بیشتر فابل زیر را دانلود کنید.
