صدور صورتحساب الکترونیکی یکی از مهمترین الزامات قانونی برای کسبوکارهاست. اگر فاکتور شما به سامانه مودیان ارسال نشود، از نظر سازمان امور مالیاتی فاقد اعتبار قانونی است. در این مقاله از سایت حسابدار شو بهصورت کامل با انواع صورتحساب الکترونیکی، مراحل صدور، شناسه یکتا و خطاهای رایج آشنا میشوید.
صورتحساب الکترونیکی چیست؟
صورتحساب الکترونیکی فاکتوری است که اطلاعات آن در قالب استاندارد سازمان امور مالیاتی صادر و به سامانه مودیان ارسال میشود.
به زبان ساده:
- اگر فاکتور چاپ شود اما در سامانه ثبت نشود → قانونی نیست
- فاکتور سنتی → کتمان فروش
- فاکتور معتبر → فاکتوری که شناسه یکتای مالیاتی داشته باشد
الزامات قانونی قبل از صدور صورتحساب
قبل از صدور فاکتور الکترونیکی باید این موارد فعال باشد:
- ثبتنام مودی در سامانه
- فعال بودن امضای الکترونیکی
- ثبت و تأیید حافظه مالیاتی
- اتصال ابزار فروش به حافظه (POS، نرمافزار یا IPG)
- ثبت کدینگ کالا و خدمات
اگر حتی یکی از موارد بالا ناقص باشد، فاکتور ارسال نمیشود.
انواع صورتحساب الکترونیکی
صورتحساب نوع «الف» (کالا)
مخصوص فروش کالاهایی که رهگیری، حمل و انبار دارند:
نمونه موارد استفاده:
- فروش عمده کالا
- فروش قطعات
- فروش مواد اولیه
- فروش محصولات فیزیکی
نکته مهم:
ثبت «شناسه کالا» الزامی است و در صورت اشتباه، فاکتور رد میشود.
صورتحساب نوع «ب» (خدمت)
مناسب خدمات و فروش عادی:
مانند:
- کافی شاپ
- آرایشگاه
- خدمات فنی و مهندسی
- فروش خرد
در این نوع فاکتور، شناسه کالا نیاز نیست اما کد خدمت الزامی است.
صورتحساب نوع «ج» (پیمانکاری و خارجی)
مخصوص:
- قراردادهای پیمانکاری
- معاملات بینالمللی
- واردات و صادرات
- شرکتهای بزرگ
صورتحساب تجمیعی (مشاغل خرد)
برای مشاغلی که فروش خرد و پرتعداد دارند.
شرایط استفاده:
- تعداد زیاد مشتری بدون کد اقتصادی
- فروشهای خرد روزانه
نکته مهم:
در هر روز فقط یک صورتحساب تجمیعی صادر میشود که شامل کل فروش آن روز است.
اطلاعات ضروری هر صورتحساب
هر فاکتور معتبر باید شامل این موارد باشد:
- نوع صورتحساب (الف، ب، ج یا تجمیعی)
- شناسه حافظه مالیاتی
- تاریخ و ساعت صدور
- کد ملی یا شناسه ملی خریدار
- کد کالا یا خدمت
- تعداد و مبلغ
- نرخ و مبلغ مالیات بر ارزش افزوده
- جمع کل
- امضای الکترونیکی
نبود هر کدام از این موارد = رد فاکتور
مراحل صدور صورتحساب الکترونیکی (گامبهگام)
مرحله ۱: انتخاب حافظه مالیاتی
فاکتور باید روی یک حافظه فعال صادر شود. انتخاب اشتباه باعث عدم صدور شناسه یکتا میشود.
مرحله ۲: ثبت اطلاعات خریدار
- کد ملی اشخاص حقیقی
- شناسه ملی شرکتها
- شناسه اتباع خارجی
کد اشتباه → فاکتور برگشت میخورد.
مرحله ۳: انتخاب کالا یا خدمت
باید از لیست کدینگ ثبتشده در سامانه انتخاب شود.
مرحله ۴: ثبت مبلغ و مالیات
نرخ قانونی سال ۱۴۰۴: ۱۰ درصد
در اکثر نرمافزارها محاسبه بهصورت خودکار انجام میشود.
مرحله ۵: تولید فایل استاندارد
این مرحله توسط نرمافزار یا سامانه انجام میشود.
مرحله ۶: ارسال به سامانه مودیان
فاکتور ارسال میشود و منتظر تأیید میماند.
مرحله ۷: دریافت شناسه یکتای صورتحساب
فاکتور فقط زمانی معتبر است که شناسه یکتا دریافت شود.
نکات حرفهای که حسابداران باید بدانند
- فاکتور باید بهصورت بلادرنگ به سامانه ارسال شود.
- فاکتور اشتباه حذف نمیشود و باید با فاکتور اصلاحی/برگشتی جایگزین شود.
- مبالغ POS باید دقیقاً با مجموع فاکتورها تطبیق داشته باشد.
- حافظه غیرفعال مساوی با رد فاکتور است.
- برای فروشهای خرد، فاکتور تجمیعی بهترین انتخاب است.
- برای معاملات خرد تا سقف تعیینشده، ثبت کد ملی الزامی نیست.
خطاهای رایج هنگام صدور صورتحساب
مثالهای واقعی از صدور صورتحساب
مثال ۱: فروشگاه پوشاک
- نوع فاکتور: ب
- مبلغ: ۲,۵۰۰,۰۰۰ تومان
- مالیات: ۲۵۰,۰۰۰ تومان
- نتیجه: شناسه یکتا صادر شد
مثال ۲: شرکت مهندسی
- نوع: ب (خدمت)
- مبلغ: ۸۰,۰۰۰,۰۰۰ تومان
- خریدار: شرکت دارای شناسه ملی
- نتیجه: فاکتور تأیید شد
مثال ۳: عمدهفروش قطعات
- نوع: الف (کالا)
- مبلغ: ۱۵۰,۰۰۰,۰۰۰ تومان
- مالیات: ۱۰٪
- نتیجه: شناسه یکتا دریافت شد
چک لیست طلایی قبل از صدور فاکتور
✅ حافظه فعال است
✅ اطلاعات خریدار صحیح است
✅ کد کالا یا خدمت ثبت شده
✅ نرخ مالیات درست است
✅ مبلغ دقیق است
✅ امضا یا API فعال است
✅ شناسه یکتا دریافت شده است
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.