سند حسابداری یکی از ارکان اصلی سیستم مالی در هر سازمانی است. این سند، نمایانگر یک رویداد مالی و تأثیر آن بر حساب‌های شرکت است. در واقع، تمام گزارش‌های مالی، ترازنامه‌ها و صورت‌های سود و زیان بر پایه اسناد حسابداری تهیه می‌شوند. بنابراین تسلط بر نحوه ثبت سند حسابداری برای هر حسابدار، چه تازه‌کار و چه حرفه‌ای، ضروری است.
در این مقاله به‌صورت گام‌به‌گام و دقیق، مراحل ثبت سند حسابداری را بررسی می‌کنیم؛ به‌طوری‌که هم برای افراد مبتدی قابل درک باشد و هم نیاز متخصصان را برآورده کند.
۱. شناسایی و تحلیل رویداد مالی:
هر فرآیند حسابداری از یک رویداد مالی شروع می‌شود. رویداد مالی یعنی هر اتفاقی که تأثیر مالی بر منابع اقتصادی واحد تجاری داشته باشد. مانند خرید دارایی، دریافت وجه، پرداخت هزینه و …
در این مرحله، حسابدار باید تشخیص دهد که آیا این رویداد مالی نیاز به ثبت دارد یا خیر (مطابق با اصول شناخت درآمد و هزینه.)
۲. جمع‌آوری مستندات مثبته:
برای ثبت هر سند، نیاز به مدارک مثبته یا همان مستندات مالی داریم؛ مثل فاکتور، رسید پرداخت، سند بانکی، قرارداد و … . این مستندات نه تنها پشتوانه حقوقی سند هستند، بلکه در حسابرسی و پاسخگویی نیز ضروری‌اند.
۳. تعیین حساب‌های درگیر و تشخیص ماهیت:
در این مرحله حسابدار باید بررسی کند که این رویداد بر کدام حساب‌ها اثر می‌گذارد و ماهیت آن‌ها چیست دارایی، بدهی، سرمایه، درآمد، هزینه. سپس تعیین کند کدام حساب بدهکار و کدام حساب بستانکار می‌شود.
مثال: در پرداخت نقدی کرایه حمل‌ونقل:
– هزینه حمل‌ونقل: بدهکار)ماهیت هزینه)
– صندوق یا بانک: بستانکار(ماهیت دارایی)
۴. تعیین کدینگ حساب‌ها:
در سیستم‌های مکانیزه حسابداری، هر حساب دارای یک کد یکتا در ساختار درختی است. برای ثبت صحیح سند، باید کد حساب‌های مربوطه با دقت انتخاب شود. این ساختار معمولاً سه سطحی یا چهار سطحی است گروه، کل، معین، تفصیلی
۵. تنظیم سند حسابداری:
در این مرحله سند وارد فرم استاندارد نرم‌افزار می‌شود:
– تاریخ رویداد مالی و تاریخ ثبت
– شماره سند (به‌صورت ترتیبی و یکتا)
– شرح مختصر و شفاف از رویداد مالی
– ردیف‌های بدهکار و بستانکار شامل کد حساب، مبلغ و توضیح تکمیلی
۶. بررسی تراز بودن سند:
یکی از اصول بنیادی در حسابداری، برابری مبلغ بدهکار و بستانکار در هر سند است. اگر سند تراز نباشد، سیستم اجازه ثبت نهایی نخواهد داد. برخی نرم‌افزارها هشدار می‌دهند یا اجازه ذخیره پیش‌نویس می‌دهند.
۷. ثبت و تأیید سند:
پس از بررسی و اطمینان از صحت اطلاعات، سند وارد سیستم حسابداری می‌شود. بسته به سطح دسترسی، ممکن است سند نیاز به تأیید مدیر مالی یا حسابرس داخلی داشته باشد.
۸. بایگانی و نگهداری مستندات:
مستندات مربوط به سند باید به‌صورت فیزیکی یا دیجیتال ضمیمه شوند. نگهداری اصولی این اسناد برای بازرسی، حسابرسی و تحلیل‌های آینده اهمیت زیادی دارد.
🔍 نکات تکمیلی:
– سعی کنید در «شرح سند» از کلمات ساده، دقیق و کاربردی استفاده کنید.
– شماره‌گذاری اسناد باید بدون خلأ و پیوسته باشد.
– همیشه بین تاریخ رویداد مالی و تاریخ ثبت سند تمایز قائل شوید؛ تاریخ رویداد مبنای ثبت است.
📘 اگر می‌خواهید مهارت ثبت سند حسابداری را به‌صورت عملی، حرفه‌ای و با دید بازار کار یاد بگیرید، پیشنهاد می‌کنم سری به سایت «حسابدارشو» بزنید.
دوره‌های آموزشی حسابداری در این سایت توسط خانم «نجمه روشن» تدریس می‌شوند؛ کسی که با بیش از 20 سال سابقه آموزش و اجرای پروژه‌های حسابداری و مالیاتی، نکات دقیق، کاربردی و کاملاً بازار محور را در آموزش‌ها ارائه می‌دهد.
همچنین پشتیبانی دوره‌ها به‌طور مستقیم توسط خود ایشان انجام می‌شود، که این یعنی شما تنها نیستید و در مسیر یادگیری می‌توانید از تجربه‌ی حرفه‌ای ایشان استفاده کنید.
برای شروع یادگیری حرفه‌ای حسابداری، «حسابدارشو» بهترین انتخاب است.
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.